Asambleas ordinarias: Obligatoria una vez al año.
- Convocatoria:
- Autorizados para convocar: Cualquier miembro de la Junta Directiva.
- Fecha de convocatoria: La establecida en el Reglamento de CoPropiedad y de no estar establecida será 365 luego de la última Asamblea de Propietarios.
- Contenido: La convocatoria debe contener lo siguiente:
- Fecha en que se realiza la convocatoria.
- Clase de reunión (Ordinaria).
- Fecha y hora en que se celebrará.
- Lugar y/o medio tecnológico en que se celebrará.
- Agenda de los temas o el tema a tratar.
- Nombre o cargo de la persona que convoca.
- Convocatoria:
(En caso de que sea convocada por derecho propio de al menos el 20% de los propietarios paz y salvo con la administración, deberán estar firmadas por los propietarios que convocan junto con los datos de inscripción de su unidad inmobiliaria).
- Obligatorio adjuntar a la convocatoria, excepto cuando es convocada por el 20% del total de los propietarios que se encuentren paz y salvo con la Administración:
- El Proyecto de Presupuesto y el informe de ingresos y egresos elaborado por el administrador y refrendado por un contador público autorizado.
- El Informe de Gestión por parte de la Junta Directiva.
- El Estado Financiero auditado del periodo anterior (si así fuera requerido previamente por la Asamblea de Propietarios).
- Tiempo: No menos de 10 ni más de 20 días calendario antes de la reunión.
- Publicación: Debe comunicarse a todos los propietarios ya sea por documento escrito a la unidad inmobiliaria y/o por cualquier medio tecnológico que haya indicado cada propietario.
- Quórum: Se considera legalmente constituida con el quórum de más de la mitad de los propietarios de manera presencial o medios tecnológicos o mixta. Para poder participar por medio tecnológico el propietario debe participar con audio y video validable; el requisito mínimo de uso de audio.
- Decisiones: Las decisiones serán válidas con la aprobación por mayoría simple de aquellas unidades que se encuentren paz y salvo con la administración.
- Acta: Las decisiones de la Asamblea de Propietarios se harán constar en un acta que expresará, como mínimo, lo siguiente:
- Número del acta y clase de reunión.
- Nombre de la propiedad horizontal.
- Lugar y/o medio tecnólógico, fecha y hora, que deberán coincidir con los señalados en el aviso de convocatoria, y la transcripción del aviso de convocatoria con el carga, el nombre o los nombres de quien o quienes convocaron de conformidad con los requisitos establecidos con la Ley de Propiedad Horizontal.
- Lista de propietarios o apoderados que asistan personalmente y/o por cualquier medio tecnológico viable en la que se especifique el número de la unidad inmobiliaria, el número de finca y, cuando se trate de decisiones por las cuales se reforme el Reglamento de Copropiedad, se indique el coeficiente de participación.
- Quórum de la reunión teniendo en cuenta el número de propietarios que asistieron de manera presencial y/o medio tecnológico, de unidades inmobiliarias que conforman la propiedad horizontal y el número de unidades inmobiliarias habilitadas para votar.
- Quiénes fungieron como presidente y secretario en la reunión de la Asamblea de Propietarios y la forma como se eligieron, en el caso de que no sean los titulares del cargo.
- Asuntos tratados.
- Propuestas presentadas, con indicación de si fueron aprobadas o negadas y la forma y cantidad de votos.
- Fecha y hora de inicio de terminación o de suspensión y de reinicio, si se llegara a presentar.
- Firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la Asamblea de Propietarios.
La administración deberá comunicar a través de documento escrito a la unidad inmobiliaria o por cualquier medio tecnológico, dirigido a la dirección electrónica o dato digital que haya indicado cada propietarios, un resumen de las decisiones adoptadas, en un plazo no mayor a tres días calendario, contado desde la fecha de la reunión.
El acta deberá ser emitida en un plazo no mayor de diez días calendario, contado desde la fecha de la reunión, y será entregada por el secretario o el administrador a los propietarios cuando la soliciten.
En el caso de la reunión de la Asamblea de Propietarios que se celebre a través de medio tecnológico, el secretario de la Junta Directiva deberá guardar un archivo digital como prueba inequívoca de esta.